Beleid voor bescherming persoonsgegevens voor 'sollicitanten'

Via dit document en in overeenstemming met de bepalingen van Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens en tot intrekking Richtlijn 95/46/EG (hierna de 'Algemene verordening gegevensbescherming' of 'AVG'), delen wij u mee dat INNOVMETRIC SOFTWARE INC. en het Bedrijf dat haar eigendom is (dochteronderneming of joint venture) dat tot de INNOVMETRIC Group behoort, actief is in het land waar u zich bevindt en waarvan de identiteit en contactgegevens beschikbaar zijn via de volgende koppeling: https://www.polyworksbenelux.com/find-contact, de door u aan deze bedrijven (of, in voorkomend geval, aan een uitzendbureau of aan een HR-platform) verstrekte persoonsgegevens alsmede alle gegevens die kunnen voortvloeien uit de mogelijke contacten en/of interviews met u zal verwerken, met het oog op het vastleggen van informatie verstrekt door kandidaten die solliciteren naar een functie, wat het mogelijk maakt het profiel en de geschiktheid van de kandidaten voor selectieprocessen te beoordelen en te voorzien in eventuele vacatures die in het Bedrijf worden geopend. 

De bedrijven die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking (de Verwerkingsverantwoordelijken) zijn:  

• INNOVMETRIC SOFTWARE INC., met fiscaal identificatienummer (SIN/NAS) R138293006, kantoorhoudende te 2014 Cyrille-Duquet, Suite 310, Québec, Québec, Canada, G1N 4N6, en met het volgende e-mailadres voor deze doeleinden: privacy@innovmetric.com.  
  
  Op te merken valt dat INNOVMETRIC SOFTWARE INC. als haar vertegenwoordiger in de Europese Unie overeenkomstig de bepalingen van artikel 27 van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft aangewezen het Bedrijf (dochteronderneming of joint venture) dat tot de INNOVMETRIC Group behoort, actief is (of dat, in voorkomend geval, de vacature aanbiedt) in het land waar u zich bevindt en in dit geval ook als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. De identiteits- en contactgegevens van dit Bedrijf zijn beschikbaar via de volgende koppeling: https://www.polyworksbenelux.com/find-contact. 
• Het Bedrijf (dochteronderneming of joint venture) dat toebehoort aan INNOVMETRIC Group en actief is in het land waar u zich bevindt (of dat, in voorkomend geval de vacature aanbiedt), waarvan de identiteit en contactgegevens beschikbaar zijn via de volgende koppeling: https://www.polyworksbenelux.com/find-contact. 

Volgens de bepalingen van artikel 6.1 (b) van de Europese verordening is de rechtsgrond die het mogelijk maakt en deze bedrijven het recht geeft voor het verwerken van uw persoonsgegevens de uitdrukkelijke toestemming gegeven door u voor dergelijke doeleinden door het aanvaarden van dit Beleid.  

Door dit beleid te aanvaarden geeft u uw uitdrukkelijke toestemming dat uw persoonsgegevens mogen worden bewaard en verwerkt voor een redelijke termijn (die we hebben vastgesteld op 5 jaar), voor toekomstige selectieprocessen die door het Bedrijf kunnen worden uitgevoerd, of om eventuele vacatures te vervullen die in de toekomst kunnen ontstaan, waar het gewenste profiel kan overeenkomen met dat van u; tenzij u uitdrukkelijk uw recht op gegevens verwijderen uitoefent of uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de voorwaarden zoals uiteengezet in paragraaf 6 van dit Beleid. 

De Bedrijven die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking (de Verwerkingsverantwoordelijken) kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken aan derden wanneer dit wettelijk verplicht is. 

Door dit Beleid te aanvaarden geeft u ook uw uitdrukkelijke toestemming dat uw persoonsgegevens openbaar kunnen worden gemaakt aan andere Bedrijven van INNOVMETRIC Group binnen de Europese Unie, dat wil zeggen Bedrijven die geheel of gedeeltelijk in het bezit zijn van INNOVMETRIC SOFTWARE INC., en waarvan de identiteit en contactgegevens beschikbaar zijn via de volgende koppeling https://www.polyworksbenelux.com/find-contact. Het doel van deze mogelijke openbaarmaking van de gegevens en de uiteindelijke verwerking ervan door deze bedrijven is om hen in staat stellen om u te overwegen als een potentiële kandidaat om uw diensten te leveren als werknemer in deze bedrijven. 

Wij informeren u dat, in het geval dat een van deze bekendmakingen aan andere bedrijven van de INNOVMETRIC Group plaatsvindt, alles wat in dit artikel is bepaald met betrekking tot het voldoen aan de informatieplicht van de AVG van toepassing is, met dit verschil dat in een dergelijk geval het specifieke bedrijf waaraan uw persoonlijke gegevens zouden zijn verstrekt, ook beschouwd wordt als een Verwerkingsverantwoordelijke (bedrijf dat verantwoordelijk is voor gegevensverwerking). Daarom hebt u in dat geval het recht om dezelfde rechten uit te oefenen als in paragraaf 6 hierin beschreven door een brief of een e-mail te sturen naar het postadres of naar het e-mailadres dat wordt weergegeven als contactgegevens van het bedrijf in kwestie in de koppeling die staat vermeld in de vorige paragraaf.

Bovendien moeten we u informeren dat, wanneer de gegevensverwerking moet worden uitgevoerd door een Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijken, uw persoonsgegevens toegankelijk kunnen zijn voor Bedrijven die hostingdiensten aanbieden, HR-platforms of HR-softwarebedrijven (zoals iCIMS) en instanties die diensten op het gebied van arbeidsmanagement aanbieden (zodat, in het geval u uiteindelijk wordt aangeworven door het Bedrijf, deze instanties uw arbeidsovereenkomst en uw registratie kunnen beheren), in hun hoedanigheid van Verwerkers. Delen van deze diensten worden met name geleverd door bedrijven die gevestigd zijn in Canada en de Verenigde Staten. Beide landen hebben een erkend adequaat niveau van gegevensbescherming overeenkomstig Besluit 2002/2/EG van de Commissie van 20 december 2001 betreffende entiteiten die onder het toepassingsgebied van de Canadese wet inzake gegevensbescherming vallen, en Besluit (EU) 2016/1250 van de Commissie van 12 juli 2016 betreffende de adequaatheid van de door het Privacy Shield tussen de EU en de VS geboden bescherming.

Tot slot informeren wij u dat door het aanvaarden van dit Beleid u ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft zodat de Verwerkingsverantwoordelijken kunnen vragen om referenties van bedrijven waarvoor u in de afgelopen 5 jaar kan hebben gewerkt, wanneer zij dit nodig achten. 

In het geval dat u uw persoonsgegevens niet rechtstreeks hebt verstrekt aan deze Verwerkingsverantwoordelijken, informeren wij u dat uw gegevens aan hen worden geleverd door een uitzendbureau of een HR-platform, en dat de categorieën van de gegevens die door ons worden verstrekt, die gegevens zijn die specifiek zijn voor of kenmerkend voor een curriculum vitae, dat wil zeggen: 

• Identificerende gegevens (naam en achternaam, ID-kaartnummer, burgerservicenummer, post- en/of e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer, handtekening, foto enz.).  
• Persoonlijke gegevens (burgerlijke staat, geslacht, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, enz.). . 
• Werk- en opleidingsgegevens (beroep, functie, functiecategorie, werktijden, aard van de arbeidsovereenkomst, ervaring en carrière, professionele kennis, voltooide opleiding enz.).

De verwerkingsverantwoordelijken verbinden zich ertoe de uitoefening van de rechten van de betrokkene te eerbiedigen en te vergemakkelijken: recht op inzage, recht op rectificatie, recht op gegevens verwijderen, recht van bezwaar, het recht op beperking van verwerking, het recht op dataportabiliteit en het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming, onder de voorwaarden en binnen de grenzen die zijn vastgelegd in artikelen 15 tot en met 22 van de AVG.  

Hieronder staat een korte toelichting op de omvang en inhoud van de bovengenoemde rechten die u als betrokkene kunt uitoefenen: 

1. Recht van inzage:  Door de uitoefening van dit recht kunt u van ons een bevestiging verkrijgen of wij al dan niet over persoonsgegevens over u beschikken en, indien dat het geval is, kunt u ons om informatie hierover vragen.  Wij zijn ook verplicht om onder andere vragen te beantwoorden die betrekking hebben op het doel van de verwerking, de betreffende categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt. Dit recht is echter niet absoluut en het recht op inzage kan worden beperkt door de belangen van andere partijen, zoals voorzien in de AVG. Dit recht is vastgelegd in artikel 15 van de AVG.
2. Recht op rectificatie: Wij moeten op uw verzoek onjuiste persoonsgegevens corrigeren en onvolledige persoonsgegevens aanvullen.  Dit recht is echter onderworpen aan de beperkingen zoals vermeld in artikel 16 van de AVG.
3. Recht op gegevens verwijderen ('recht om vergeten te worden'): In het geval dat een van de omstandigheden beschreven in artikel 17 van de AVG zich voordoet, zijn wij verplicht om uw persoonsgegevens te verwijderen als u daarom verzoekt. Dit recht is echter onderworpen aan de beperkingen zoals vastgelegd in het genoemde artikel 17 van de AVG.
4. Recht op beperking van verwerking: In het geval dat een van de omstandigheden beschreven in artikel 18 van de AVG zich voordoet, zijn wij verplicht om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken op uw verzoek en onder de specifieke voorwaarden vermeld in genoemd artikel 18 AVG. 
5. Recht op dataportabiliteit: In het geval dat de omstandigheden beschreven in artikel 20 van de AVG zich voordoen, heeft u het recht, als u hierom verzoekt, om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en heeft u het recht om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij door ons te worden gehinderd (u heeft ook het recht om uw persoonsgegevens op uw verzoek en indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van ons naar een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen).  Dit recht is echter onderworpen aan de beperkingen zoals vastgelegd in het genoemde artikel 20 AVG.
6. Recht van bezwaar: In het geval dat de omstandigheden beschreven in artikel 21 van de AVG zich voordoen, heeft u het recht om bezwaar aan te tekenen tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens.  In dergelijke gevallen, en op voorwaarde dat u hierom verzoekt, zijn wij verplicht het gebruik van uw persoonsgegevens te staken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het gebruik van persoonsgegevens voor marketing- of direct-marketingdoeleinden, in welk geval u het recht hebt ons te vragen te stoppen met het gebruik van uw gegevens voor die doeleinden. Dit recht is vastgelegd in het genoemde artikel 21 van de AVG.
7. Het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering: U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft.  Dit recht is vastgelegd in artikel 22 van de AVG en is onderworpen aan de beperkingen die in dit artikel zijn vastgelegd.

U kunt de hierboven vermelde rechten op elk gewenst moment uitoefenen, inclusief het recht om bezwaar te maken of uw toestemming in te trekken door een brief te sturen via de reguliere post of per e-mail aan INNOVMETRIC SOFTWARE INC. (naar het postadres 2014 Cyrille-Duquet, Suite 310, Québec, Québec, Canada, G1N 4N6 of naar het volgende e-mailadres: privacy@innovmetric.com), of naar het Bedrijf (dochteronderneming of joint venture) dat tot de INNOVMETRIC Group behoort (als aangestelde vertegenwoordiger van INNOVMETRIC in de Europese Unie) dat actief is (of dat, in voorkomend geval de vacature aanbiedt) in het land waarin u zich bevindt. De identiteits- en contactgegevens van dit Bedrijf zijn beschikbaar via de volgende koppeling: https://www.polyworksbenelux.com/find-contact.  

Uw persoonsgegevens zullen te allen tijde worden verwerkt met een beschermingsniveau dat in overeenstemming is met de vereisten van de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waarbij de veiligheid en vertrouwelijkheid zijn gewaarborgd.  

Tot slot willen wij u informeren over uw recht om een claim in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit wanneer u dat nodig of gepast acht.